Se você é secretário(a), prefeito(a) ou funcionário(a) público(a) em alguma cidade, por favor, leia este breve texto, poupará anos de desentendimentos com a Secretaria de Finanças e muitos cabelos dos secretári@s de finanças, que normalmente já estão carecas ou ficarão em breve.

A despesa pública deve ser executada com base em alguns procedimentos simples e se você não os conhece, não entende a ordem, fica enchendo o s$%* da Secretaria de Finanças, achando que não compram o que você precisa porque estão lhe perseguindo ou são incompetentes – ou tudo isso, o que eventualmente pode acontecer.

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Então pare de se achar o coitadinho da secretaria do orçamento pequeno, levante a cabeça, respire fundo e repita alto com seus funcionários: Não vou mais chorar para o prefeito! Não vou mais pedir adiantamentos! É um mantra válido, chame a Secretaria de Saúde e sugira este mantra numa academia ao ar livre. Está na moda aqui em SP!

Em sua forma mais simples há três momentos básicos da despesa pública: empenho, liquidação e pagamento. Mas vou tratar aqui com um olhar administrativo e prático, considerando sempre as implicações jurídicas.

Construindo o empenho

Para comprar alguma coisa no setor público você primeiro faz a especificação detalhada do que quer. Se for uma obra, é projeto de engenharia, se for um computador, você precisa especificar o tamanho da tela, a velocidade, quanto de memória, etc.

Para aquela especificação de produto ou serviço o setor de compras ou a própria secretaria requisitante coleta cotações em três ou mais empresas que fornecem o desejado. Pode ser que num processo emergencial de compra estas cotações não sejam feitas.

Através de atos administrativos (papelada) as cotações e especificações são encaminhadas para a contabilidade ou para o setor de licitação (processo que tratarei no final do texto). Em alguns lugares esses documentos são encaminhados em forma de memorando, em outros lugares como Pedido de Fornecimento ou outros nomes. O que importa é que até aqui é ato meramente administrativo, processo burocrático, interno, que não gera obrigação nem direito e sua importância jurídica é que instrui a próxima fase, o empenho.

Portanto, aguarde a finalização da próxima fase para contatar o fornecedor. Não peça que ele cumpra com a obrigação com base nas cotações, no memorando ou pedido de fornecimento. Aguarde o empenho.

 

O empenho

A nota de empenho (ou empenho) é o que cria uma relação jurídica entre o órgão público e um fornecedor (empresa, prestador de serviço, construtora, autônomo etc). É um documento feio, cheio de dados tanto do órgão quanto da empresa e com a especificação do que é negociado, por qual preço e quais as condições de pagamento. Algumas prefeituras só passam para o fornecedor o número da nota de empenho, outras passam a nota toda, outras não passam nada. O mais importante dessa nota é o número dela, que é sequencial para aquele órgão público, como se fosse um protocolo através do qual é possível identificar qualquer erro no processo da despesa, fica tudo registrado no sistema interno. Um empenho não pode ser iniciado se o anterior não estiver finalizado e correto (em tese).

*Observação em 15/04/2017: A ordem de serviço ou autorização de compra funcionam como “contrato” em aquisições de pequeno vulto. Mas é importante que sejam emitidas após o empenho. Em muitos casos pode ocorrer inversão dessas fases não por má intenção, mas por problema de nomenclatura. Pode acontecer do próprio setor de compras/cotação emitir algum documento com o nome de “autorização de compras” por exemplo, mas naturalmente prévio ao empenho. Então, em função da confusão, já iniciam os contatos para a aquisição antes mesmo do empenho, e isso é errado.

A nota de empenho (ou empenho) é assinada pelo ordenador da despesa (prefeito (a) ou chefe) e indica o seguinte: 1. que existe recurso orçamentário específica para aquela despesa, em outras palavras, que há dinheiro em caixa ou que entrará no futuro para pagar aquele fornecedor; 2. Que desde que o fornecedor comprove que entregou aquele material ou que prestou aquele serviço, ele terá que ser pago. Mesmo que a administração se negue a pagá-lo, ele poderá reivindicar na justiça o pagamento (desde que comprovada a prestação do serviço ou entrega do produto);

Orçamento e “verbas”

Sob hipótese alguma fale “verba”. Nunca pergunte: “tem verba?”. Que coisa mais irritante para a Secretaria de Finanças. Quando se conversa com pessoas que não são do serviço público, tudo bem, ninguém é obrigado a conhecer e temos o dever de explicar como as pessoas entendem, afinal, é o cidadão quem paga nosso salário. Mas se você é um gestor público, estude, tem que ser profissional! “Verba” é uma coisa absolutamente complexa.

Orçamento é diferente de dotação orçamentária, que é diferente de ficha orçamentária que é diferente de reserva orçamentária. Não vou detalhar, mas imagine que você ganha (na sua vida particular mesmo) R$ 1000,00 por mês. Seu orçamento anual é R$ 13.000,00 considerando o décimo terceiro, mas você conseguiria comprar um carro usado de R$ 13.000,00 em janeiro, pagando a vista? Não! Você precisa esperar o dinheiro cair na conta mês a mês e a isso chamamos de desencaixe financeiro, controlado pela finanças e muito complicado, porque são centenas de contas financeiras e contábeis misturadas. Agora suponha que você escreva em um papel quanto vai gastar no ano com gasolina, com energia elétrica, com telefone etc. Cada item da despesa (luz, água, telefone, gasolina) é uma “rubrica orçamentária” e nela existe uma “dotação orçamentária”, que é o valor destinado a este gasto. Por exemplo:

Despesa Código xxxxx – Mercado e Alimentação (rubrica)

Valor destinado do total do orçamento: R$ 4.000,00 (dotação orçamentária).

Se naquele ano você pretende fazer um “porco no rolete” no dia do seu aniversário e para isso quer guardar um orçamento para comprar o porcão, então dentro da rubrica “Mercado e Alimentação” você fará uma “reserva orçamentária” de R$ 300,00 para “Suínos no aniversário”.

Utilize os termos “dotação”, “rubrica” e, para esnobar, pergunte sobre a “programática”.

Voltemos à execução da despesa.

Liquidação e pagamento

Com a nota de empenho em mãos (ou equivalente) a secretaria requisitante emite uma ordem de serviço para, por exemplo, iniciar uma obra, ou emite a requisição do produto, no caso de um computador. Quando o fornecedor entregar este produto, juntamente com a nota fiscal, o responsável (solicitante) carimbará a nota fiscal atestando que o serviço foi prestado ou que o produto foi entregue. À este carimbo chamamos “liquidação”. Pronto, agora não tem mais jeito, vai entrar no cronograma de pagamentos.

O pagamento é a última fase da despesa, quando se emite o cheque, faz-se o Doc ou paga-se na boca do caixa o fornecedor extinguindo-se a obrigação do órgão público com o fornecedor.

Não pagaram o empenho da minha secretária e os da educação estão em dia – é perseguição!

Não é não (em tese). Esta é outra grande confusão.

Os pagamentos seguem uma ordem cronológica. Por exemplo: se o empenho de fulano é anterior ao do ciclano, tenho que pagar fulano antes de ciclano. Se fizer diferente o bicho-papão (Tribunal de Contas) pega o Prefeito. Mas essa ordem cronológica de pagamento é por fonte. O Fundeb (Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação) é uma das principais receitas dos municípios e é também uma fonte. Então o que é empenhado no Fundeb (por exemplo compra de livros para os estudantes) é pago por uma ordem separada da geral, como o Fundeb sempre tem dinheiro em caixa, nenhum fornecedor fica muito tempo sem receber.

Isso não acontece só na educação, mas em quase todas as funções grandes. Na saúde você tem o Mac, que é o repasse de alta complexidade, ou o PAB Bucal (para atendimento odontológico), entre outras muitas fontes diferentes. Na assistência social os recursos de projetos ou mesmo na área de serviços públicos há os repasses de Royalties do Petróleo, destinados à compra de massa asfáltica…

Mas e a licitação?

Não é objetivo deste texto explicar quais os tipos e modalidades da licitação, mas ela escolhe um fornecedor para o produto especificado, seja uma obra, mercadoria ou serviço, com base em uma serie de requisitos tanto para o produto quanto para o fornecedor.

Em relação ao processo descrito a licitação fica entre a cotação e o empenho. Ao invés de emitirem o empenho depois da cotação do produto, faz-se uma reserva orçamentária para aquela aquisição, realiza-se a licitação e após a escolha do fornecedor o empenho é emitido, nesta ordem.

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